Produire des outils permettant de diffuser de meilleures pratiques de management. Tel été l’objectif de la région Grand Est, qui s’est attachée à accompagner ses cadres intermédiaires dans le difficile contexte de la pandémie de Covid-19 afin de leur offrir des solutions pour évaluer leurs propres pratiques. Une dynamique impulsée par Sylvie Siffermann, sous-prefète de la région Grand Est, adjointe chargée du pôle “Modernisation et moyens” au sein du secrétariat général pour les affaires régionales et européennes (Sgare), nommée en juin 2020, à la sortie du premier confinement.
“C’est à cette période que j’ai proposé de mener une opération de transformation publique et de la coconstruire avec les agents. L’objectif était d’imaginer l’administration post-Covid”, illustre-t-elle. Une réflexion a donc été menée avec les agents volontaires (au nombre de 74). Par ailleurs, une feuille de route a été coconstruite avec des prestataires extérieurs qui ont apporté leur expertise au stade du processus d’idéation et de créativité. “Ils sont intervenus au niveau du socio-design du projet”, précise Sylvie Siffermann.
“Au moment du deuxième confinement nous avons organisé des séances de travail à distance mais aussi en physique à différents endroits. Il était important de nous rendre auprès des collectifs de travail de l’État, au plus près des territoires, à Châlons-en-Champagne, à Metz et à Strasbourg, surtout dans cette période bien particulière”, précise Sylvie Siffermann. Un document de travail comprenant 5 axes a été établi : “Porter et partager une vision commune”, “Développer une organisation résiliente et agile”, “Favoriser un management collaboratif par la confiance”, “Assurer des services publics cohérents avec les attentes des usagers” ou encore “Vers des administrations écoresponsables”. “Sur l’année 2021, nous avons développé une action phare sur chacun des axes”, se félicite Sylvie Siffermann.
Outil thérapeutique
Sur l’aspect managérial, une formation-action a été menée auprès des cadres intermédiaires afin qu’ils coécrivent les lignes directrices pour “réinventer le management”. Au final, une vingtaine de collaborateurs ont participé à ces travaux. “Nous leur avons demandé de produire un livrable qui constituerait le référentiel du management par la confiance, précise Sylvie Siffermann. Pendant la crise Covid, nous nous sommes rendu compte que ceux qui avaient le plus souffert sont les managers intermédiaires. Des fonctionnaires plutôt seniors qui se sont sentis exclus de la gestion de la crise et exclus par leur hiérarchie, avec, à la clé, une perte de sens au travail.”
L’objectif de la démarche était donc de redonner un positionnement clair à ces managers. “Je précise que nous avons également travaillé avec des fonctionnaires du conseil régional qui se sont approprié certains axes de notre feuille de route et nous les déclinons ensemble”, ajoute la sous-préfète. À noter également que le projet a bénéficié des financements du fonds de dotation FIRH*. Au final, les participants ont créé deux référentiels – le premier sur le management dans un environnement complexe, le deuxième sur la maturité d’une équipe de travail – et un recueil de bonnes pratiques pour les encadrants intermédiaires. Pour les élaborer, ils ont procédé à l’analyse de situations vécues et de fiches de synthèse afin, par exemple, d’aider à la gestion des injonctions paradoxales.
“Sur chacune de ces situations, les collègues ont créé une matrice et rédigé des fiches de synthèse pour faire émerger le sens de leur travail et clarifier les valeurs”, analyse Sylvie Siffermann.
De l’aveu de la sous-préfète, cette charte a opéré comme une thérapie dans un contexte dans lequel les cadres intermédiaires ont été grandement malmenés par la crise. Aussi ces outils sont-ils présentés comme une façon de se reconstruire et de donner de nouvelles clés métiers. “Cela leur permet de reprendre la maîtrise de leur destin”, estime Sylvie Siffermann. Si, pour l’heure, le document circule uniquement en interne, l’idée reste d’aller plus loin. La collectivité s’est portée de nouveau candidate auprès du FIRH, avec l’ambition d’accompagner le top management pour qu’il puisse reconnaître cette charte, l’endosser et la valider.
* Le Fonds d’innovation RH (FIRH) a été créé fin 2016.
